Ποιες οι βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS και πως το χρησιμοποιούν οι ξενοδόχοι;

Οι βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS δημιουργούν τον πυρήνα των δυνατών επιχειρήσεων εδώ και δεκαετίες. Σήμερα, τα σύγχρονα PMS λειτουργούν μέσω διαδικτύου και κάνουν συνεχή update προσφέροντας νέες δυνατότητες. Διασφαλίζουν βελτιωμένη εμπειρία χρήστη, αυξημένη παραγωγικότητα, καλύτερη συνολική απόδοση. Όλα αυτά όμως, αποτελούν extras – σήμερα θα εξηγήσουμε την δομή, την βάση ενός hotel PMS και θα μελετήσουμε τις απαραίτητες λειτουργίες που οφείλει να προσφέρει. 

Ορισμός και σκοπός των συστημάτων διαχείρισης ξενοδοχείων

Το PMS είναι ένα λογισμικό που χρησιμοποιείται από τον κλάδο της φιλοξενίας για τον έλεγχο, την οργάνωση και την εκτέλεση λειτουργιών και καθημερινών εργασιών. Όλες αυτές οι δραστηριότητες μπορεί να είναι απαιτητικές και αρκετά χρονοβόρες. Στις βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS επομένως, βρίσκονται αυτοματοποιημένες λειτουργίες που εξοικονομούν χρόνο (και χρήματα). 

Σήμερα, τα περισσότερα PMS βασίζονται στο διαδίκτυο και προσφέρουν εργαλεία που βελτιστοποιούν καθημερινές εργασίες. Διαχείριση κρατήσεων, check-in / checkout, τιμολόγηση, ανέπαφη επικοινωνία με τους επισκέπτες, υπηρεσία καθαριότητας, διαθεσιμότητα, συνδέσεις καναλιών, αναφορές με αναλυτικά στοιχεία και πολλά άλλα.

Οι βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS

Ας δούμε εν συντομία, μερικά χαρακτηριστικά – κλειδιά του PMS.

Λειτουργίες Υποδοχής

Η πρώτη και η τελευταία επαφή με το ξενοδοχείο, γίνεται στην υποδοχή. Το front desk system του “RoomRack”, διατηρεί τις λειτουργίες της ρεσεψιόν σας απλές και αποδοτικές, ώστε οι επισκέπτες να θυμούνται τους εξαιρετικά φιλικούς και αποτελεσματικούς ρεσεψιονίστ. Σχεδιασμένο για να είναι φιλικό προς τον χρήστη, τα βασικά χαρακτηριστικά του front desk system είναι απλά για να τα μάθουν και να τα χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι, χωρίς την ανάγκη για έξτρα εκπαίδευση.

Χρησιμοποιώντας είτε το πλάνο ή τις λίστες αφίξεων/αναχωρήσεων ημέρας, ο χρήστης έχει μία ξεκάθαρη εικόνα για την υπάρχουσα κίνηση ή για αναμένοντες εμφανίσεις ημέρας. Οι κρατήσεις είναι κωδικοποιημένες με χρώμα ανάλογα το status και την πηγή τους και υπάρχει απευθείας πρόσβαση σε σημαντικές λειτουργίες χωρίς την ανάγκη για πολλά κλικ και περιττή περιήγηση. 

Όσον αφορά το πέρασμα κρατήσεων, μπορούμε να χωρίσουμε τις “offline” κρατήσεις σε 3 κατηγορίες:

1. walk-ins
2. προ-κρατήσεις 
3. κρατήσεις group

Οι προ-κρατήσεις είναι γρήγορες και εύκολες στη διαχείριση. Οι άλλες δύο μπορούν να γίνουν από λίγο εώς πολύ ιδιαίτερες.

Στην αναζήτηση του ιδανικού ξενοδοχειακού PMS, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα τα σενάρια που μπορεί να προκύψουν στην υποδοχή. Το ιδανικό σύστημα πρέπει να είναι σε θέση να κάνει μια γρήγορη και άνετη κράτηση συμπεριλαμβάνοντας όλα τα κρίσιμα δεδομένα.

Το πιο σημαντικό, το σύστημα οφείλει να διατηρεί τις πληροφορίες επισκεπτών ασφαλείς και να συμμορφώνεται με τους νομικούς κανονισμούς σχετικά με εμπιστευτικά έγγραφα.

Ταμείο (Χρέωση και τιμολόγηση)

Η τιμολόγηση είναι ένα περίπλοκο και χρονοβόρο κομμάτι. Ένα cloud PMS αυτοματοποιεί το μεγαλύτερο ποσοστό της διαδικασίας. Οι λειτουργίες χρεώσεων και πληρωμών πρέπει να γίνονται με ελάχιστες κινήσεις. Τα οικονομικά στοιχεία πρέπει να καταγράφονται αυτόματα. Οι αναφορές και τα παραστατικά πρέπει να είναι εύκολα αναζητήσιμα και διαθέσιμα οποιαδήποτε στιγμή.

Η διαδικασία τιμολόγησης με το “RoomRack” έχει καλύψει οποιαδήποτε πιθανότητα. Με ποικιλία καταστάσεων όπως ανοιχτός/ κλειστός λογαριασμός, λειτουργία χρεώστη, group billing, διαχωρισμός χρεώσεων, ο χρήστης έχει να επιλέξει ανάμεσα σε πολλαπλές επιλογές ή απλά να κάνει express billing. 

Με σαφείς και εύχρηστες οθόνες πληροφοριών που περιέχουν σημαντικές πληροφορίες επισκεπτών, όπως όνομα, αριθμό δωματίου, υπόλοιπο, πληρωμές, προκαταβολές, ο χρήστης είναι έτοιμος να προχωρήσει στην έκδοση παραστατικού. 

Φυσικά, το σύστημα συνδέεται απευθείας με myData από ΑΑΔΕ.

Ενότητα Housekeeping

Κάθε manager γνωρίζει την σημασία της οροφοκομίας – χωρίς καθαρό δωμάτιο, δεν μπορεί να γίνει check in. Η ενότητα “housekeeping” είναι στις βασικές λειτουργίες ενός hotel PMS, ιδιαίτερα αν το PMS προσδιορίζεται ως “σύγχρονο”.

Στο “RoomRack” για παράδειγμα, η διαδικασία είναι για το μεγαλύτερο μέρος αυτοματοποιημένη. Τα δωμάτια αλλάζουν status ανάλογα με την κίνηση των επισκεπτών και την αλλαγή ημέρας. Αυτόματα, δημιουργούνται πλάνα για τις οροφοκόμους ανάλογα των πρωτοκόλλων της κάθε επιχείρησης. 

Reporting

Οι αναφορές είναι μια από τις βασικές λειτουργίες ενός PMS. Πρόσφατα, δημιουργήσαμε ένα ερωτηματολόγιο για τους χρήστες του “RoomRack” και οι αναλυτικές αναφορές ήταν στην κορυφή με τις πιο αγαπημένες ιδιότητες του λογισμικού. Πώς το καταφέραμε αυτό; 

Έχοντας σαν βάση τους παρακάτω δείκτες απόδοσης:

1. Ποσοστό πληρότητας
2. ALOS (Μέση διάρκεια διαμονής)
3. ADR (Μέση ημερήσια τιμή)
4. RevPAR (Έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο)

Δημιουργήσαμε ειδικά διαμορφωμένα widget, ενσωματωμένα στην αρχική σελίδα του λογισμικού. Είναι ίσως η μόνη φορά που συμφωνούμε με την άσκηση κριτικής σε ένα βιβλίο από το εξώφυλλό του. Τα widget που εμφανίζονται με το που κάνει κάποιος log-in, τον βοηθούν στη δημιουργία μιας πλήρης εικόνας κίνησης αλλά σε μία πρόβλεψη, σε ημερομηνίες που ο ίδιος μπορεί να ορίσει. Κάνοντας δε κλικ στο κάθε widget, μεταφέρεται σε στατιστικές αναλύσεις για μία ακόμη περισσότερο λεπτομερής ανασκόπηση.

Οι λειτουργίες αυτές βοηθούν στη λήψη ζωτικών αποφάσεων για το promotion και τον καθορισμό τιμών, έχοντας σαν βάση πραγματικά δεδομένα ανάλογα την αναμενόμενη ζήτηση και απόδοση. Το “RoomRack” διαθέτει ήδη τις κρατήσεις, τις τιμές και τη χωρητικότητα, οπότε κάνει στην ουσία τη δουλειά για εσάς. 

Οι τεχνολογίες στον τουριστικό κλάδο αναπτύσσονται συνεχώς, προσφέροντας νέες δυνατότητες και ενότητες για τη βελτιστοποίηση των καθημερινών λειτουργιών. Τι συμβαίνει λοιπόν τώρα; Όπως και σε κάθε τι νέο, η μετάβαση σε ένα Cloud PMS χρειάζεται σωστή έρευνα αγοράς και ξεκαθάρισμα στόχων. Ο ξενοδόχος που αναζητά το κατάλληλο PMS, πρέπει να αναζητά εκτός από την βασική διασύνδεση με channel manager και την ηλεκτρονική τιμολόγηση, ένα σύστημα που θα του προσφέρει πραγματικό value for money. Τα συστήματα PMS εξάλλου έχουν εξελιχθεί και οι σωστές ενσωματώσεις προσφέρουν υπηρεσίες που εκτείνονται πέρα από τη ρεσεψιόν. Το ξενοδοχειακό PMS αποτελεί πλέον ένα κρίσιμο σύστημα επιχειρηματικών λειτουργιών, που επιτρέπει στους ξενοδόχους να προσφέρουν μια απρόσκοπτη εμπειρία επισκεπτών.

Κλείστε ένα ραντεβού μαζί μας και δείτε το RoomRack Cloud PMS!